Skal du velge Google Workspace eller Microsoft 365?

En travel arbeidsdag krever riktige programvarer for kommunikasjon, samarbeid og skybaserte tjenester. Spesielt 3 ting er viktige: 1) Hvordan foretrekker dere å jobbe? 2) Hva er de spesifikke behovene dere har? 3) Hvordan kan vdereforbedre måten dere jobber på?

Har du forsøkt å google deg til hva som er best av Google Workspace og Microsoft 365? Da har du fått det vanlige svaret: Det kommer an på. Ingenting passer allt - vaner, ønsker, kompetanse, antall i teamet, budsjett og sikkerhet er viktige faktorer som spiller inn i avgjørelsen.

Valget er ikke enkelt. Derfor gir vi deg her full oversikt over programvarene og deres planer, produkter, priser, tjenester, funksjoner og verktøy. Slik tar du et informert valg.

Som en bonus får du også fem nyttige tips i både Google Workspace og Microsoft 365.

Hva er Google Workspace og Microsoft 365? 

Google Workspace er et integrert arbeidsområde for privatpersoner og virksomheter. Det er fullstendig nettbasert, og derfor tilgjengelig overalt - når som helst. Alt du trenger er et sikkert nettverk.

Google Workspace gir deg tilgang til smarte applikasjoner du trenger for kommunikasjon, samarbeid, produksjon, presentasjon, lagring og planlegging.  

Du får mange verktøy: Gmail for e-post, Dokumenter, Regneark, Presentasjoner, Disk for lagring, Meets for videomøter, Kalender, Chat, Jam for brainstorming og idéer, blant andre  

Du får også et enkelt, forståelig og intuitivt design som er tilgjengelig fra hvor enn du og kollegaene dine liker å jobbe. Samarbeid og kommunikasjon er de store styrkene til Google Workspace.

Microsoft 365 er en produktfamilie på en rekke programvarer skapt for arbeidslivet. Produktene er tilgjengelige både som nettbaserte tjenester og desktop-apper.  Dermed kan du jobbe både i skyen og lokalt på pcen din.

I Microsoft 365 får du applikasjoner som Word, Excel, Powerpoint, OneDrive, OneNote, Outlook og Teams. Dette er produkter som mange er kjent med fra før og allerede bruker privat og i utdanning. 

Planer i Google Workspace og Microsoft 365

Google Workspace planer

Pris og lagringsplass er per bruker, per måned. En virksomhet med 10 ansatte på Business Starter vil altså betale 590 kr i måneden.

Alle Google Workspaces planer gir deg tilgang til egen e-postkonto og alle samarbeidsverktøy . Hovedforskjellene i planene er lagringsplass, sikkerhetsfunksjoner og administrativ kontroll. Lagringsplassen gjelder også for både epostkonto og filer. Alle planene har 25 MB som størrelsesbegrensning på vedlegg som sendes i e-post, 50 MB på vedlegg som mottas, maksimalt 2000 mottakere per e-post (hvorav 500 kan være eksterne) og 3000 unike mottakere per dag.

Så hvilken plan velger du?

➡️ Google Workspace Business Starter er perfekt for deg som jobber alene eller i svært små team. Dere får tilgang til alle programmene, men mindre lagringsplass og noen færre funksjoner. Det er allikevel ikke grunn til bekymring: 30 GB lagring per person tilsvarer rundt 22 000 eposter.

➡️ Business Standard gir en stor økning i lagringsplass: 2 TB lagring tilsvarer omtrent 200,000 bilder med smarttelefonkvalitet og rundt 500 000 dokumenter. Med Business Standard får dere Delt Disk for tema, slik at dere kan dele filer på tvers av brukere. I Meets kan du benytte Grupperom for gruppediskusjoner og oppgaveløsning, opptak og meningsmålinger. Du får også Enhanced-brukerstøtte mot ekstra betaling, og mulighet for flere deltakere og opptak i videomøter. Andre funksjoner er samarbeid med andre eksterne domener, valg av dataregion for dataene dine, og DPIR (Data protection insights report).

➡️ Business Plus er for store virksomheter som har behov for de fleste funksjoner og verktøy. Du får enda større lagringsplass, flere antall deltakere i videomøter, rapporter på oppmøte i Google Meets, og tilkobling til LDAP-baserte applikasjoner og tjenester. Med Business Plus får du også avansert EDR Endepunktsikkerhet.

➡️ Enterprise passer for bedrifter med mer enn 300 ansatte. Planen kommer i tre versjoner: Essentials, Standard og Plus. Man får ubegrenset med lagringsplass, for de som jobber med svært mange og komplekse filer. Man har også tilgang på samtlige av Googles funksjoner og verktøy.

Da Microsoft økte sine priser med 11% fra 1. april 2023, ble Google Workspace til det rimeligste alternativet av de to skyplattformene. Med Microsoft 365 er det rimeligere å binde seg til et år av gangen enn å bestille lisenser på månedsbasis. Hos Google Workspace er det månedslisenser som gjelder, som vil si at du ikke binder lisensen mer enn du ønsker.  

Microsoft 365 planer

Priser er før Microsoft sin prisøkning på 11% fra 1.april 2023 ved 1 års bindingstid.

Microsoft 365 har hele 12 ulike planer for ulike virksomheter. Her gir vi deg en oversikt over Business-planene. I alle planene tilbys brukerne 1TB lagring per bruker. Hovedforskjellene i planene er i sikkerhetsfunksjoner og verktøy. Microsoft lar sende opptil 10 000 e-poster til 500 mottakere hver dag. Alle planene koster mindre om du betaler på årlig basis.

Så hvilken plan velger du?

➡️ Microsoft 365 Apps for Business passer best for svært små team, studenter eller deg som jobber alene. Planen kommer uten verktøy for samarbeid og kommunikasjon, e-post og kalender, men du får skrivebordapplikasjonene til det daglige arbeidet ditt.

➡️ Microsoft 365 Business Basic er perfekt for små team. Dere får tilgang til nettbaserte versjoner av applikasjonene, men ikke skrivebordsversjonene. Basic-planen inkluderer heller ikke endepunktbeskyttelse eller applikasjonshåndtering som du får i de mer avanserte planene.

➡️ Microsoft 365 Business Standard inkluderer skrivebordversjonene av appene, for deg som liker å jobbe lokalt på datamaskinen og ikke i bare i skyen. Med denne planen kan du også arrangere webinar, som kommer med deltakerregistrering og rapportering. Du kan også administrere kundeavtaler.

➡️ Microsoft 365 Business Premium gir deg alt du får i Business Standard, men med noen ekstra funksjoner. Planen gir mer avansert trusselbeskyttelse, som endepunktsikkerhet, forsvar mot phishingangrep, og sikker tilgang til businessappene for alle ansatte, uansett hvor de jobber fra. Planen kommer med mulighet for administrasjon av pc og mobile enheter, som konfigureringer av sikkerhetsfunksjoner på Windows-PC-er, automatisk distribusjon av Office-appene til Windows-pc-er, og mulighet til å slette bedriftsdata eksternt fra enheter som har blitt stjålet eller mistet, takket være selektiv tømming fra Intune.

Jobber du i en ideell organisasjon? Les om non profit-lisenser i GW og M365 her

Digital sikkerhet i Google Workspace og Microsoft 365

IT-sikkerhet er selvfølgelig blant noe av det viktigste din virksomhet skal tenke over. Slik dagens trussellandskap utvikler seg, er det absolutt ikke her man skal spare på kruttet. Sørg derfor at du har lest godt igjennom at din plan gir deg tilstrekkelig beskyttelse. I tillegg til sikkerheten i Google Workspace og Microsoft 365, anbefaler vi alltid Zero Trust Backup.

Digital sikkerhet i Google Workspace

Hos Google er sikkerhet høyt prioritert. Google oppdaterer regelmessig sikkerhetsfunksjoner og -praksis for å sikre at brukerdataene dine er beskyttet. Du får sikkerhetsfunksjoner som:

1. Datakryptering: Google Workspace bruker kryptering for å beskytte data både under overføring og hvile. Data krypteres mens de overføres over nettverket, og mens de lagres på Googles servere.

2. Tofaktorautentisering: Med tofaktorautentisering får du et ekstra lag med sikkerhet i påloggingsprosessen.

3. Tilgangskontroll: Administratorer kan sette opp finmaskede tilgangskontroller for data, inkludert delingstillatelser og tilgangsnivåer. Du kan også hindre at epostene du sender kan videresendes, kopieres, skrives ut eller lastes ned ved å aktivere funksjonen KONFIDENSIELL MODUS i Google Admin-konsollen. Om en ansatt har fått enheten sin stjålet så kan du bruke funskjonen ENDEPUNKT for å fjernlåse eller slette sensitive bedriftsdata, så de ikke havner hos uvedkommede. 

4. Administrering av mobilenheter: Med administrasjonsfunksjoner for mobilenheter for å hjelpe administratorer med å administrere og sikre mobile enheter som har tilgang til bedriftsdata.

5. Revisjonslogging: Revisjonslogger sporer brukeraktivitet, noe som gjør det enklere å oppdage og forhindre sikkerhetshendelser.

6. Beskyttelse mot spam og skadelig programvare: Google Workspace inkluderer innebygd beskyttelse mot spam og skadelig programvare for e-post, som beskytter brukere mot potensielt skadelig innhold.

7. Forebygging av datatap: Du får funksjoner for forebygging av datatap (DLP) for å forhindre at sensitive data lekkes eller misbrukes. 

Digital sikkerhet i Microsoft 365

Microsoft sverger til sikkerhet, og Microsoft 365 er derfor utviklet for å møte sikkerhetsbehovene til organisasjoner i alle størrelser. De oppdaterer regelmessig sikkerhetsfunksjoner og -praksis for å sikre beskyttelsen av brukerdata. Dette er sikkerhetsfunksjonene:

1. Datakryptering: Microsoft 365 bruker kryptering for å beskytte data både under overføring og hvile. Data krypteres mens de overføres over nettverket og mens de lagres på Microsofts servere. 

2. Multifactorautentifisering (MFA): Med multi-faktor autentisering får du enda et ekstra lag med sikkerhet til påloggingsprosessen. 

3. Tilgangskontroll: Administratorer kan sette opp finmaskede tilgangskontroller for data, inkludert delingstillatelser og tilgangsnivåer. 

4. Administrering av mobilenheter: Administrasjonsfunksjoner for mobile enheter hjelper administratorer med å administrere og sikre mobile enheter som har tilgang til bedriftsdata. 

5. Revisjonslogging: Revisjonslogger sporer brukeraktivitet, som gjør det enklere å oppdage og forhindre sikkerhetshendelser. 

6. Beskyttelse mot spam og skadelig programvare: Innebygd beskyttelse mot spam og skadelig programvare for e-post, som beskytter brukere mot potensielt skadelig innhold. 

7. Forebygging av datatap: Funksjoner for forebygging av datatap (DLP) for å forhindre at sensitive data lekkes eller misbrukes. 

8. Avansert trusselbeskyttelse i Business Premium: Microsoft 365 Business Premium har avanserte trusselbeskyttelsesfunksjoner for å hjelpe med å oppdage og forhindre avanserte vedvarende trusler og andre typer nettangrep.

5 nyttige tips i Google Workspace

1) Få samme oppsett for leserute som i Outlook

Slik har du epostene på venstre side og selve meldingen vises i egen leserute på høyre side.

• Klikk på Innstillinger, og bla ned til Lesefelt.

• Velg “Til høyre for innboksen.”

2) Få de uleste meldingene listet opp øverst i innboksen din.

Slik kan du fange opp de meldingene du ikke har sett.

• I Innstillinger, bla ned til Innbokstype og velg “Uleste først.”

3) Planlegg når en e-post skal sendes

• Skriv e-posten din ferdig med mottaker, emnefelt og melding, og klikk på pilen ved siden av Send. Velg “Planlegg sending”, så får du opp forslag og muligheten til å skreddersy tidspunkt.

4) Lag et notat eller en oppgaveliste av en epost

• Velg det gule ikonet helt til høyre i Gmail som heter Keep.

• Velg “Lag et notat”, eller klikk på sjekklisteikonet for å lage oppgaver til deg selv. Eposten legger seg til som vedlegg.

• Klikk på de 9 prikkene oppe i høyre hjørne for å finne Keep. Her vil du finne notatet du akkurat har opprettet, lagret som en oppgave. Du kan fargelegge notatene dine, legge inn bilder, linke oppgavene til Kalenderen og sette tidsfrister, og invitere andre brukere til samarbeid om oppgavene i samtid. NB! Du kan gjøre akkurat det samme med alle filene du har i Google Drive.
  

5) Bokmerk Dokumentene dine i nettleseren din for rask tilgang

• Gå inn på filen du vil bokmerke, og klikk på stjernetegn oppe til høyre i nettleseren. Bokmerke vil vises i nettleseren for umiddelbar tilgang.

5 nyttige tips i Microsoft 365

1) Bruk hurtigtaster i Outlook

• Svar på en epost: Ctrl/Cmd + R

• Start en ny epost: Ctrl/Cmd + Shift + M

• Åpne kalender: Ctrl/Cmd + 2

• Åpne oppgavene dine: Ctrl/Cmd + 4

2) Finn hjelp og guider enkelt i Teams

• Gå til søkefeltet øverst i Teams og skriv “/hjelp”. Her finner du opplæringsvideoer i Microsoft Teams. Du kan også laste ned vår e-bok for 10 smarte tips.

3) Endre kolonner til rader i Excel

• Du trenger ikke skrive alt om igjen eller kopiere ett og ett felt. Kopier heller området du ønsker å endre, og klikk så på et tomt felt du vil flytte innholdet til. Gå til Hjem, klikk Lim inn-alternativer, og huk av Transporter.

4) Flytt bilder i Word-dokumenter uten at teksten flytter på seg

• Sett inn bildet i dokumentet og klikk på det.

• Velg Bildeformat oppe i verktøylinjen, “Bryt tekst” og deretter “Foran tekst”. Nå kan du flytte rundt på bildet uten at det ødelegger oppsettet i dokumentet ditt.

5) Forhåndsorter epost i riktige mapper for å fokusere på de viktigste

• Velg en epostmelding, og trykk på Regler oppe i verktøylinjen.

• Velg “Lag Regel” og huk av avsender eller tema, og hvilken mappe det skal sendes til neste gang. Klikk OK. Velg også om du vil flytte meldingene du allerede har fått fra den avsenderen.

Hvorfor skal jeg velge Google Workspace?

Det er mange gode grunner til at du bør velge Google Workspace. Programpakkene passer best om din virksomhet har følgende:

• Et ønske om å ha alt tilgjengelig på nett

• Behov for mest mulig effektiv og smidig kommunikasjon og samarbeid

• Ikke stort behov for en rekke tekniske funksjoner og verktøy i arbeidshverdagen

• En variasjon av enheter: mac, pc, chromebook, windows, linux og tablets

• KISS-prinsippet: “Keep it simple, stupid” - mottoet for design som er funksjonelt, enkelt, intuitivt og forståelig. Alt er lett å finne og bruke.

• Ønske om å komme kjapt igang: Etter kjøpt lisens kan du umiddelbart sette i gang med oppsett og bruk.

Vurderer du å gå for Google Workspace, eller vil du bli bedre kjent med programvaren? Last ned vår e-bok med smart tips og triks:

Hvorfor skal jeg velge Microsoft 365?

Kanskje Microsoft 365 er et bedre valg for din virksomhet? Programpakken passer for dere som har følgende:

• Kjennskap til, og ønske om å bruke Microsoft sine applikasjoner som Word, Excel og Powerpoint

• Kompleks infrastruktur og internt arbeidsmiljø

• Behov for mer tekniske verktøy og funksjoner i arbeidshverdagen

• Ønske om å betale på årlig basis

• Ønske om avansert sikkerhet som trusselbeskyttelse, beskyttelse mot skadelig programvare og forebygging av datatap (DLP).

Har du Microsoft 365, eller vil ha en innføring før du tar valget? Her kan du lese om Microsoft 365:

Vi er din proaktive IT-partner, og støtter deg selvfølgelig når du skal velge eller bytte til Microsoft 365 og Google Workspace.

Snakk gjerne med en av våre IT-spesialister, så tar du steget idag.

Bli et IT-hode med våre andre blogginnlegg