7 tips som gjør deg til superbruker i Outlook

Outlook er et smart verktøy for e-posthåndtering, panlegging og produktivitet. Fortsatt, er det mange av oss som kun bruker de mest grunnleggende funksjonene som programmet tilbyr. Det finnes flere funksjoner som gir deg mer nytte og effekt i arbeidsdagen - du trenger bare å vite om dem. Så, her er 7 tips med instrukser for både Windows- og Mac-brukere som hjelper deg med å bli en superbruker i Outlook.

Bilde hentet fra Google.com

Deaktiver automatisk lesing ✓

Outlook markerer e-postene som lest med én gang man klikker på dem. Har du en travel innboks, så kan dette skape forvirringer rundt hvilke e-poster du faktisk har lest, og hvilke du har tittet kjapt over. Heldigvis, så kan du lett deaktivere denne innstillingen. Du kan gjøre det gammeldags og mer tungvint ved å markere valgte e-poster som ulest, men det er altså en lettere vei.

Windows:

1. Åpne Outlook-appen.

2. Finn “innstillinger” → “e-post” → “meldingshåndtering”.

3. I høyre kolonne velger du alternativet “ikke marker elementer som lest automatisk”.

4. Klikk på “lagre” etter endringene er utført.

Mac:

1. Åpne Outlook på Mac-en din.

2. Klikk på “Outlook” i menylinjen øverst på skjermen.

3. Velg “innstillinger” → “lesing” → “marker e-post som lest:”.

4. Huk av alternativet som passer deg best, husk å justere tidsforsinkelsen hvis relevant.

5. Lukk innstillingsvinduet – endringene lagres automatisk.

Tilpass e-postvarsler i Outlook 🔕

Mange varslinger som popper opp på skjermen er fort distraherende, og kan minke produktiviteten og flyten på jobb. Vi viser deg hvordan du enkelt kan administrere hvilke varsler du får og hvordan Outlook varsler deg.

Windows:

1. Gå til “innstillinger” → “generelle” → “varsler” på Outlook.

2. Velg hvilke varslinger du vil beholde, for eksempel epost, men ikke arrangementspåminnelser.

3. Juster hvordan varslene vises og om de skal ha lyd.

Mac:

1. Gå til “Outlook” → “innstillinger” → “varsler og lyder”.

2. Velg hvilke varslinger du vil beholde, for eksempel epost, men ikke arrangementspåminnelser.

3. Juster hvordan varslene vises og om de skal ha lyd.

PS: Du kan også slå av Outlook-varsler helt for mer fokus. Da skjekker du varsler selv på Outlook-appen når det passer deg 🕓

Angre sending av e-post i Outlook ↩️

Sendt en e-post ved et uhell? Eller kanskje du har oppdaget en feil i tittelen, innholdet eller vedlegget du har sendt? Pust ut. Du kan nemlig angre e-posten før den når innboksen til mottaker. Phew 😅 Vi viser deg hvordan du kan gjøre dette med noen få steg.

Windows:

1. Gå til “innstillinger” → “e-post” → “skriv og svar”.

2. Skroll ned til “angre sending” og bestem hvor lenge Outlook skal vente med på sende meldingene dine (det vil si hvor lang tid du har på å angre send).

3. Velg “lagre”.

Mac:

1. Gå til “Outlook” → “innstillinger” → “skriving”.

2. Juster hvor lenge Outlook skal vente med å sende e-postene dine, for eksempel 20 sekunder.

OBS: Denne innstillingen er kun tilgjengelig for M365- og Outlook.com-kontoer.

Outlook-funksjon: “tilbakekall”

🎉Bonus tips: Hvordan angre en e-post selv om den allerede er mottatt

Du har nå lest hvordan man kan sette innstillingen som gir deg litt tid på å angre en sendt e-post, men hva hvis du vil trekke tilbake en e-post som allerede er sendt ut? 🤔 Vi har deg her også. Du kan tilbakekalle en e-post med Outlook. Bare husk at om e-posten allerede var sendt ut, så er det mulig at mottaker har åpnet og lest den før sletting.

Windows & Mac:

1. Velg “sendt” i mappe-oversikten til venstre.

2. Dobbeltklikk deretter på den sendte meldingen for å åpne den i et eget vindu.

3. Velg fra båndet “tilbakekall” → “OK” i bekreftelses meldingen.

   • Hvis du ikke ser dette i båndet, tilpass verktøylinjen ved å legge til “tilbakekall" → “fullført”.

4. Kort tid etter du klikker på “tilbakefall” mottar du en meldingsrapport med status i innboksen din. Velg koblingen i den meldingen for å se om tilbakekallingen har lykkes, venter eller mislyktes.

Gjør e-poster om til kalenderhendelser 📆

Har du en e-post som inneholder viktige datoer eller møter? I en travel arbeidshverdag kan det være krevende å holde oversikt over avtaler, spesielt når informasjonen ligger begravd i innboksen blant hundrevis av andre meldinger. Kanskje har du fått en møteinnkallelse, en frist for en oppgave, eller en invitasjon til et arrangement? Hvis den ikke legges inn i kalenderen, er det fort gjort å glemme den.

Windows & Mac:

1. Hold inne og dra e-posten til “kalender” i venstre verktøylinje.

2. Outlook henter dato, tid, sted og eventuelle detaljer automatisk.

3. Juster informasjonen, hvis nødvendig, og klikk på “lagre”.

Å ha en tydelig oversikt over kommende møter og frister bidrar til bedre tidsstyring. Når du vet at alt viktig er notert i kalenderen, kan du bruke energien din på oppgavene foran deg.

Fest viktige e-poster øverst 📌

E-postene strømmer inn konstant, og viktige e-poster forsvinner lett i mengden. Kanskje mottar du en e-post med informasjon du må følge opp senere, eller en oppgave som krever litt mer arbeid, men som ikke kan prioriteres akkurat nå. I slike tilfeller kan festing av e-poster være en enkel og effektiv løsning for å holde orden.

Hvordan fester du en e-post i Outlook?

Windows & Mac:

1. Åpne Outlook på Mac eller nettleser.

2. Finn e-posten du vil feste.

3. Klikk på pin-ikonet (📌) ved siden av meldingen. På noen versjoner må du høyreklikke på e-posten og velge “fest”.

4. Den festede e-posten vil nå ligge øverst i innboksen din til du løsner den manuelt.

Planlegge e-poster 🕓

Noen ganger er tidspunktet for en e-post like viktig som innholdet. Kanskje du jobber sent, men vil at meldingen skal lande i mottakerens innboks på morgenen. Kanskje du sender ut informasjon til en kunde i en annen tidssone og ønsker å sikre at den blir lest i arbeidstiden deres. Uansett årsak kan planlegging av e-post være en smart løsning for å optimalisere kommunikasjonen. Dette tipset hjelper budskapet ditt med å bli nådd gjennom å sendes på strategiske tidspunkter, da det er mer sannsynlig at e-posten blir lest.

Windows & Mac:

1. Klikk på “ny melding”.

2. Skriv inn mottaker, emne og innhold.

3. Ved siden av “send”, klikk på pilen ned og velg “planlegg sending”.

4. Velg ønsket dato og klokkeslett.

5. Trykk “planlegg sending”, og Outlook tar seg av resten.

Selv om planlegging av e-post kan være en nyttig funksjon, er det viktig å bruke den strategisk. Sørg for at informasjonen fortsatt er relevant ved utsending. Hvis du for eksempel planlegger en e-post dager eller uker i forveien, kontroller at innholdet er oppdatert.

Bruk avansert søk for å finne e-poster raskere i Outlook 🔍

Innboksen din kan raskt bli overfylt, spesielt hvis du mottar et stort volum av e-poster hver dag. Å finne en spesifikk melding kan derfor bli tidkrevende hvis du bare blar gjennom mappene manuelt.

Heldigvis tilbyr Outlook en avansert søkefunksjon som gjør det enklere å finne e-poster basert på spesifikke kriterier. Dette tipset sparer deg tid og frustrasjon ved hjelp av presise resultater. Ved å kombinere flere søkefiltre kan du raskt finne akkurat den e-posten du trenger.

Windows & Mac:

1. Finn søkefeltet og klikk på “avansert søk” som ser ut som et filter-ikon ☰

2. Velg spesifikke kriterier som avsender, mottaker, dato, vedlegg, emne eller nøkkelord i e-postteksten.

PS: Å bruke for mange søkefiltre kan snevre inn søket for mye, slik at du går glipp av relevante e-poster.

Garnes Data hjelper deg med Microsoft 365

Vi på Garnes Data står klare til å ta i mot din henvendelse på både telefon og e-post. Så send oss en e-post, tilbakekall den ⏪, så planlegg en ny melding til hjelp@garnesdata.no 😉

Vi håper du fant disse tipsene nyttige og enkle å følge. Besøk denne siden for mer praktisk informasjon om hvordan vi kan bistå din virksomhet med Microsoft lisenser.