Har arbeidsgiver lov til innsyn i e-post og dokumenter til de ansatte?

  • Personvern

    Har arbeidsgiver lov til innsyn i e-post og dokumenter til de ansatte?

    Har arbeidsgiver lov til innsyn i e-post og dokumenter til de ansatte?

    Det er ikke fritt fram for arbeidsgiver å få tilgang til en ansatts e-post eller dokumenter. Dette er omfattet av strenge regler selv om både e-post og PC «tilhører» arbeidsgiver.
    Det er derfor viktig å benytte systemer for kundebehandling, saksbehandling eller andre egnede systemer eller metoder slik at behovet for innsyn i e-post eller dokumenter reduseres.

    Arbeidsgiveren kan bare gjøre innsyn i arbeidstakerens e-post eller dokumenter i to tilfeller:

    • Når det er nødvendig for å ivareta driften av virksomheten.
    • Ved mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter.

    Innsyn kan være nødvendig for å bekrefte eller avkrefte en mistanke, slik som å skaffe bevis for straffbare handlinger eller alvorlige brudd på arbeidstakerens plikter.

    Innsyn kan også være nødvendig av andre grunner, for eksempel for å følge opp virksomhetskritisk korrespondanse når den ansatte ikke er på jobb og korrespondansen ikke kan følges opp på annen måte.

    Arbeidsgiveren må overveie om det finnes mindre inngripende metoder for å oppnå samme formål.
    Arbeidsgiveren har ikke rett til innsyn i:

    • Arbeidstakerens egne kommunikasjonsmidler og private e-postkasser, slik som for eksempel g-mail eller hotmail.
    • Utstyr som den ansatte selv eier, selv om dette noen ganger blir benyttet i arbeidet ved virksomheten.

    Arbeidsgiveren skal så langt det er mulig, varsle arbeidstakeren om forestående innsyn. Varselet skal inneholde vilkår og formål for innsynet, arbeidstakerens rettigheter samt hvordan kontrolltiltaket gjennomføres (metode og varighet).

    • Dersom innsynet foretas uten at arbeidstakeren er varslet i forkant, skal det gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført.
    • Arbeidstakeren skal så langt som mulig gis anledning til å være tilstede ved innsynet.
    • Arbeidstakeren har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
    • Metode for innsyn skal velges iht. angitt formål/vilkår. E-poster, filer eller annet innhold som ikke er relevant skal ikke kopieres og i minst mulig grad eksponeres.

    Ved avslutning av arbeidsforholdet
    Arbeidstakerens e-postkonto skal avsluttes ved arbeidsforholdets opphør. Foreligger særskilte grunner kan e-postkontoen opprettholdes en begrenset periode.
    Arbeidstakeren skal varsles om sletting av filer og e-post i rimelig tid før arbeidsforholdet opphører slik at hun eller han kan varsle sine kontakter og rydde opp i og overføre filer og e-poster.

    Loggfiler
    Bruk av PC, lagring av filer, besøk på nettsider, hvem du sender til og mottar e-post fra – mye blir eller kan bli loggført. Dette gjøres for å ivareta datasikkerheten på arbeidsplassen og den ansatte skal informeres om dette f.eks. via en intern personvernerklæring.

    I enkelte tilfeller kan det være behov for innsyn i den ansattes «digitale aktiviteter». Selv om innsyn i loggfiler ikke er direkte omtalt i lovgivningen vil det være riktig å behandle dette iht. teksten ovenfor og slik det er angitt i Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale.

    Artikkelen er basert på personvernlovgivningen, forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, arbeidsmiljøloven og anbefalinger fra Datatilsynet.

     

    Skrevet av Erlend  Udnesseter