Det er enkelt å skaffe seg Office 365, mange leverandører tilbyr kjøp av lisens, blant annet Microsoft. Men med installasjonen kommer ofte spørsmålene og utfordringene;

Hva gjør jeg med eksisterende e-post?
Hvorfor har jeg fått .onmicrosoft.com etter mitt domenenavn?
Hvordan kobler jeg mitt DNS-domene med Office 365?

Og sikkert også andre spørsmål.

Her følger noen tips som kan hjelpe deg på vei.

Migrere e-post
Har du e-post fra en annen leverandør som du ønsker å få med deg videre, gjøres dette enkelt ved å opprette en backup-fil. Denne laster du inn igjen etter at du har koblet ditt DNS-Domene med Office 365 (se eget punkt nedenfor). Er mailboksen din større enn 3 GB kan det være lurt å kontakte en IT-leverandør, da mengden data kan føre til at e-post mangler eller nedlastning tar veldig lang tid. Garnes Data hjelper deg gjerne med dette.

Bruker du Outlook er det viktig at du sjekker innstillingen «E-post som skal beholders frakoblet» for å sikre at all e-post blir med over i backup-filen; Outlook er som oftest innstilt på å kun ta vare på e-post fra de siste tolv måneder. For å endre dette går du til serviceinnstillinger for din bruker. Her stiller du den inn på alle, som vist i illustrasjon nedenfor. Da vil den hente over all e-post du har.

Det er viktig at du lar den synkronisere helt til det står “Alle mapper er oppdatert” nederst i høyre hjørne i Outlook-vinduet. Dette kan ta alt fra tre minutter til flere dager, avhengig av størrelsen på mailboksen og hastigheten på din internettlinje.

(Bilde – Endring av innstillinger i Outlook)

Har du derimot e-post rett i nettleser og ikke bruker en applikasjon for å behandle den, kan det være noe større utfordring. Her anbefaler jeg deg enten å kontakte din leverandør og høre om de kan være behjelpelig med eksportering, eller ta kontakt med oss i Garnes Data.

Koble ditt DNS-domene med Office 365
Om du ønsker ditt eget domenenavn i e-postadresse eller når du logger deg inn på portal.office.com, må du koble ditt DNS-domene med Office 365.

Koblingen gjør du hos portal.office.com, i panelet «admin». Du vil få ulike verdier for MX, CNAME, TXT og SRV. Disse verdiene må du så legge inn i tilsvarende panel hos din leverandør, som for eksempel domeneshop. Verdiene gjør at de ulike tjenestene i Office 365 fungerer som de skal. Hvor mange av verdiene du trenger å legge inn kommer helt an på hvilken Office 365-lisens du har kjøpt og hvilke tjenester du skal benytte.

Som eksempel; skal du kun benytte Office-pakken i Office 365, og har kjøpt Office 365 Business, holder det at du legger til den første TXT-posten. Da unngår du at det står .onmicrosoft.com etter ditt domenenavn.

Har du lagt inn noen poster feil vil dette komme opp som «Finner ingen poster – Mangler post». Da må du tilbake til admin-panelet hos din domeneleverandør og rette opp. Trykk oppdater når alle poster er lagt inn.

Jeg anbefaler å legge inn MX-verdien helt til slutt, da denne verdien gjør at e-posten din blir rutet vekk fra din eksisterende leverandør og over til Exchange i Office 365.

Slett tidligere versjoner av Office-pakken
Det er viktig at du sletter alle versjoner av Office-pakken før du laster ned Office 365, ellers kan du møte utfordringer ved blant annet validering av din Office 365-lisens.

Gå til Kontrollpanel > Programmer og funksjoner > Avinstaller et program. Høyreklikk på linjen hvor det står «Microsoft Office» og velg avinstaller. For å sikre at alt er fjernet, anbefaler jeg å kjøre et verktøy fra Microsoft som du finner her. Velg din versjon, last ned og kjør programmet.

Restart din PC etter å ha kjørt programmet, gå så til portal.office.com og last ned Office-pakken på nytt.

Oppsett og klargjøring av Office 365 Business Premium
Ved kjøp av Office 365 direkte fra Microsoft følg disse punktene:

• Endre innstillinger i Outlook og klargjør for backup av eksisterende e-post
• Logg deg inn på portal.office.com og sett nytt passord
• Koble ditt DNS-domene med Office 365
• Ta backup av eksisterende e-post
• Opprette brukere i Office 365
• Slette tidligere versjoner av Office pakken
• Laste ned ny Office pakke fra Office 365 og installere
• Klargjøre for bruk av Outlook
• Verifisere Office
• Laste opp backupfil av eksisterende e-post
• Klargjøre for bruk av OneDrive
• Klargjøre for bruk av Skype
  
  Om ønskelig ytterligere 4 steg;
  • To faktor-autorisering for å øke sikkerheten til brukeren
  • Endre innstillinger slik at passord aldri går ut
  • Oppsett av delte postbokser som; faktura@domenenavn.no / salg@domenenavn.no
  • Oppsett for flere alias på en bruker

  Garnes Data har fullstendig steg for steg guide for alle punkter.
  
  Ta kontant med natacha@garnesdata.no for ytterligere informasjon

   

  Skrevet av Natacha Askestrand